De Vlaamse Virtuele Gemeente (afgekort VlaVirGem) is een concept dat in 2012 door V-ICT-OR werd uitgewerkt en op 1 januari 2013 officieel werd gelanceerd. De doelstelling was voornamelijk om komaf te maken met de grote diversiteit aan werkwijzen binnen lokale besturen, zonder alle mogelijke oplossingsbouwers te laten inboeten op creatieve vrijheid. VlaVirGem staat voor de ideale gemeente van de toekomst waaraan lokale besturen zich kunnen spiegelen, een generiek kader waarbinnen besturen aan de hand van een aantal sterk afgelijnde krachtlijnen hun eigen toekomstvisie kunnen uitwerken.
De digitalisering van de dienstverlening in lokale besturen heeft geleid tot een model dat bestaat uit een aantal verticale lagen. Dit heeft op zijn beurt tot gevolg dat iedereen geïsoleerd aan oplossingen werkt (‘silo-werken’). Deze structuur kan slechts doorbroken worden door een aantal horizontale en ondersteunende lagen te creëren waardoor een verbeterde standaardisatie en compatibiliteit kunnen gewaarborgd worden.
Connectiviteit
Deze horizontale laag zorgt ervoor dat diensten, entiteiten en bij uitbreiding gemeenten onderling op een goede manier met elkaar verbonden zijn via een netwerk (LAN of WAN). De technische implementatie hiervan kan op verschillende manieren gebeuren. In dat kader zien we steeds vaker bovenlokale initiatieven rond gezamenlijke connectiviteit verschijnen, een goede zaak want de verbinding met Vlaamse en federale overheidsinstanties zorgt voor een vlotte ontsluiting van gedeelde diensten (bouwstenen). Een voorbeeld van zo’n bovenlokaal initiatief is de terbeschikkingstelling van het glasvezelnetwerk van de Vlaamse overheid voor lokale besturen. De connectie tussen overheden is de basislaag waarop de andere lagen verder uitgebouwd kunnen worden, een laag die ook bij toekomstgerichte IoT-toepassingen aan belang zal toenemen.
Infrastructuur
Een gezamenlijke infrastructuur leidt tot een meer gecentraliseerd beheer van de servers en datacentra. Een gemeente maakt vanaf dan gebruik van één gecentraliseerd datacenter. Soms maken verschillende gemeenten zelfs gebruik van dezelfde infrastructurele diensten via één cloudprovider. Ook hier zien we zowel publieke als private initiatieven opduiken, zoals bijvoorbeeld de Vlaamse overheid die haar infrastructuur ook voor lokale besturen ter beschikking stelt. Centralisering brengt “ontzorging” voor de lokale ICT-personeelsleden. Een ander hierbij aansluitend voorbeeld is een gecentraliseerd beheersysteem waarmee infrastructuur of toestellen (pc’s, laptops, tablets …) worden aangekocht.
Data
Alles draait om de data en informatie waarmee overheden aan de slag gaan om effectieve en efficiënte dienstverlening op te zetten. Deze informatie dient vertrouwelijk, integer en te allen tijde beschikbaar te zijn. Om een vlotte uitwisseling tussen verschillende systemen te verzekeren dient de data los te staan van de toepassingen die ervan gebruikmaken en voldoende “verrijkt” te zijn voor het overheidsniveau dat ermee aan de slag gaat. Het gebruik, de centralisatie en de verrijking van authentieke gegevensbronnen (basisregistraties) spelen hierbij een belangrijke rol. In 2012 creëerde V-ICT-OR een open standaardisatie met het project OSLO (open standaarden voor gelinkte overheden – nu OSLO²). Door goede afspraken te maken over de structuur van de data (standaardisatie) wordt de uitwisseling ervan vereenvoudigd. Andere projecten die ook standaarden rond open data en de uitwisseling ervan opzetten, versterken deze opzet verder (Smart Flanders). In de toekomst moeten open en gestandaardiseerde services, beschermd door een juist rollen- en machtigingsbeheer, deze horizontale laag verrijken.
Processen
Vooraleer een overheidsinstelling zijn diensten kan aanbieden, moet het de nodige werkstromen of processen uitwerken. Deze werkstromen en processen houden telkens rekening met de geldende regelgeving op het desbetreffende overheidsniveau. De processen bestaan steeds uit een 4-tal stappen: het verzamelen van gegevens door specifiek aangeduide organisatieonderdelen (intake), de uitvoering of behandeling van bepaalde stappen, het nemen van beslissingen en tot slot het afleveren van een bepaald product of dienst. Daarnaast gaat men deze werkprocessen besturen, bewaken en beheren op organisatieniveau. Vrijwel elk proces bestaat uit deze vier tot maximaal zeven statussen. Achter deze opzet schuilt de idee van een generiek procesmodel.
Toepassingen
De wereld van de software is voortdurend in beweging. Bovendien is software erg uiteenlopend: van typische softwarepakketten die alle mogelijke functionaliteiten samenbrengen, tot microservices of applicatiefuncties die een aantal taken geautomatiseerd kunnen uitvoeren. Toekomstgericht kunnen kleine engines of applicatiefuncties zorgen voor een efficiëntere inzet van onze middelen – niet in het minst op financieel vlak. Een van de grootste uitdagingen zal zijn om deze kleine softwarecomponenten bij elkaar te brengen en toepassingen los te koppelen van de 2 hierboven vernoemde lagen, nl. ‘processen’ en ‘data’. Blader gerust eens door de oplossingscatalogus van V-ICT-OR.
Informatieveiligheid
De bescherming van de informatie waarmee we dagelijks aan de slag gaan vraagt de juiste aandacht. Niet enkel gedigitaliseerde informatie maar ook alle andere soorten informatiedragers (incl. papier) dienen beschermd te worden tegen ongeoorloofd gebruik. Om een dergelijke bescherming te garanderen, moet het beleid vooreerst op de risico’s worden afgestemd, en moeten de nodige acties plaatsvinden op vlak van personeel, fysieke bewaking, logische beveiliging, bescherming van systemen … tot en met de manier waarop we met derden rond die gegevens samenwerken. V-ICT-OR ontwikkelde in dat verband een risicoanalyse en maturiteitsmeting die samen leiden tot een concrete actieplanning.
Organisatiebeheersing
Informatie en technologie vormen samen naast financiën en personeel de derde belangrijke pijler waarmee de dienstverlening naar de burger en onderneming toe op een accurate wijze kan worden opgezet. Het is noodzakelijk dat informatie en technologie vanuit beleidsniveau de nodige ondersteuning krijgt. Zo kan het lokaal bestuur ook dit beleidsaspect onder controle krijgen. V-ICT-OR hanteert hierbij een model waarbij de strategische (planmatige), tactische (organisatorische) en operationele (uitvoerende) elementen binnen de organisatie worden aangehaald, net als de informatie waarvan de organisatie gebruik maakt en, tot slot, de aangewende technologieën. Als het lokaal bestuur dit model ook effectief aanwendt, aangevuld met deze informatie, dan kunnen we stellen dat de werking van deze organisatie is afgestemd op de producten en diensten die het aflevert, waarbij die producten en diensten op hun beurt worden vertaald naar uitvoerende werkprocessen. Dezelfde oefening kan worden gemaakt op vlak van informatie en technologie, waarbij we telkens werken van beleid naar beheer en, ten slotte, uitvoering. Op deze pagina kunt u zelf uw masterplan samenstellen door beleidsprincipes te kiezen. U krijgt te zien aan welke IT en ondersteunde principes u hiervoor dient te voldoen.