Deliverable:Bestekteksten

+++ Deze pagina is in opmaak/ontwikkeling +++

Inleiding

Bij het uitschrijven van een marktbevraging of openbare aanbesteding, RFI, RFP of RFQ, is het nuttig om generieke bestekteksten te kiezen uit een bibliotheek, gerelateerd aan het onderwerp. Uiteraard zal het document nog verder aangepast worden ifv de lokale context, maar het overgrote deel kan hergebruikt worden. Doorheen de levenscyclus van VLOCA worden steeds meer bestekteksten gepubliceerd, volgens eenzelfde structuur, toepasbaar in grootstedelijke, kleinstedelijke, gemeentelijke of intergemeentelijke context. Ook hier geldt het principe: gebruik de tekst vrij, en doe verbeteringen op de kennishub zodat je collega's in andere lokale besturen er ook beter van worden.

Voorstel voor een Kennishub pagina van deze deliverable

• Introductie (in welke kader werd deze bestektekst ontwikkeld, wat is de doelstelling van de bestektekst– ‘deze bestektekst kan jou/je organisatie helpen om ....’, met een concrete formulering en aangeven waar deze bestektekst voor kan gebruikt worden in het eigenlijke bestek – i.e. het technische gedeelte van een bestek)
• Criteria voor gebruik van de bestektekst (wie kan er optimaal gebruik maken van de bestektekst, voor wie zijn er aanpassingen nodig, voor wie is dit niet van toepassing?)
• Participatiemogelijkheden (beschrijft de mogelijkheid voor externen om bestekteksten aan te passen)
• Bestektekst (beschrijving van de input voor het technisch gedeelte van de bestek, op zo’n manier dat dit quasi onmiddellijk bruikbaar is in het eigenlijke bestek).

Aanpak bij het ontwikkelingen van deze deliverable

• Stap 1: Scopebepaling
  • Bepaal wat er precies dient beschreven te worden in de generieke bestektekst, wat het kader is van deze bestektekst.
  • Bepaal wat de precieze nood is: waarom is het nodig dat er hier een bestektekst wordt over geschreven? Voor welke lokale overheden (of andere organisaties) zal deze bestektekst dienen?
  • Lees de informatie door die het Agentschap Binnenlands Bestuur heeft opgemaakt over Overheidsopdrachten.
  • Bespreek met de lokale overheid/overheden betrokken in het traject wat zij wensen als bestektekst.
• Stap 2: Beschrijf het technisch gedeelte
  • Een bestektekst van VLOCA zal een inhoudelijke focus hebben, en aldus focussen op het technische gedeelte van een overheidsopdracht (zie hier)
  • Start met het neerschrijven van de gedetailleerde opdracht, maar op zo’n manier dat andere gebruikers deze tekst zelf nog kunnen aanvullen (vb. vul geen specifieke data in, maar wel termijnen waarbinnen iets dient te gebeuren).
  • Schrijf, na het finaliseren van de gedetailleerde opdracht, een meetstaat uit. Deze meetstaat moet toelaten aan de geïnteresseerde marktpartijen om een gedetailleerde prijszetting op te maken.
  • Bepaal de metadata (wie is de specifieke doelgroep) aan de hand van Stap 1 en Stap 2.

• Stap 3 (optioneel): Gebruikerstest
  • Toets de bestektekst, opgemaakt in Stap 2, uit met potentiële gebruikers (zowel uitstuurders als indieners).
  • Mogelijkheden gebruikers: Lokale overheid/overheden betrokken in het traject, andere lokale overheden die sessies meevolgen, lokale overheden die zouden moeten voldoen aan de criteria voor de bruikbaarheid van de bestektekst etc.
  • Mogelijkheden test: Stuur de bestektekst op voorhand door, organiseer een bespreking nadat de gebruiker het draaiboek heeft kunnen doornemen

• Stap 4: Bijsturing
  • Analyseer de feedback van de gebruikerstest: Wat was positief? Wat dient bijgewerkt te worden?
  • Herwerk de bestektekst op basis van de voorgaande analyse.
• Stap 5: Publicatie van de resultaten op de Kennishub aan de hand van hierboven beschreven voorstel.