24/7 dienstverlening
Context
Burgers verwachten meer en meer dat de gemeentelijke dienstverlening op elk moment van de dag toegankelijk is. De bestaande openingsuren van de gemeentelijke dienstverlening worden vaak als te beperkt gevonden. Als onderdeel van het GzG-project ‘24/7 dienstverleningsconcepten’ lanceerde Aalter in 2023 een innovatieve 24/7-automaat waarmee burgers buiten kantooruren essentiële documenten (met uitzondering van persoonsgevoelige documenten waarvan reeds bestaand exemplaar bestaat, conform de wettelijke restrictie rond devaluatie en fysieke tussenkomst door een ambtenaar) kunnen ophalen. Deze automaat is momenteel werkzaam bij het Aalterse gemeentehuis voor voorlopige rijbewijzen, eerste internationale paspoorten, het uitlenen van sleutels, feestmateriaal etc. De bedoeling is om een 'architecturale blauwdruk' op te maken voor bredere implementatie bij lokale besturen, met focus op holistische dienstverlening en kostenbesparing.
VLOCA
VLOCA, een programma van het Agentschap Binnenlands Bestuur, biedt een architecturale blauwdruk om zowel strategische als operationele doelen van lokale besturen te ondersteunen, waardoor zij weloverwogen beslissingen kunnen nemen, risico's effectiever kunnen beheren en betere resultaten kunnen behalen. Een belangrijke focus ligt op het integreren van alle digitale bouwstenen om lokale besturen optimaal te ondersteunen tijdens hun digitale transformatieproces.
Dit doen we aan de hand van desk research en een aantal werkgroepen:
- Business werkgroep: scherpstellen van de probleemstelling, context en motivatie van het project.
- Functionaliteiten werkgroep: inzicht krijgen in de functies, taken en rollen nodig om het project te realiseren.
- Profiel deelnemers werkgroep: business expert, functioneel/business analist, business/solution architect, project lead
- Applicatie componenten werkgroep: landschapsanalyse en onderzoeken waarop informatie gebruikt en gedeeld wordt en welke tools hiervoor kunnen gebruikt worden
- Profiel deelnemers werkgroep: business/functioneel analist, IT expert, entreprise architect, project lead
- Aanpak en risico’s werkgroep: voor de verschillende scenario’s wordt een evaluatie gemaakt op vlak van haalbaarheid, risico’s en impact.
- Profiel deelnemers werkgroep: business analist, architect, project leads
Functionaliteiten werkgroep
Algemene doelstelling: Efficiënte, veilige en inclusieve dienstverlening, altijd en overal beschikbaar voor elke burger.
Prioriteiten:
- Versterken van klantgerichte en toegankelijke dienstverlening Optimaliseren van processen en samenwerking voor 24/7 dienstverlening Waarborgen van veiligheid en gebruikersauthenticatie
- Stimuleren van innovatie en digitaal gebruik bij burgers Verhogen van e-inclusie en digitale toegankelijkheid
- Opleiden van medewerkers en verbeteren van communicatie Vergroten van betrokkenheid van medewerkers in burgergerichte processen
- Verminderen van administratieve lasten door automatisering Krijgen van beleidsinzichten en vergroten van burgerdraagvlak
Om deze doelstellingen te behalen moeten we ons behoeden voor de risico’s die hiermee gepaard gaan:
- Hacking, identiteitsfraude, datalekken (GDPR) Zorg voor sterke encryptie, regelmatige audits, en strikte GDPR-compliance.
- Vandalisme, diefstal, inbraak Overweeg veiligste oplossing, CCTV-installaties en gebruik plekken met sociale controle
- Uitsluiting van digitaal minder vaardige burgers Opleidingen, ondersteuning en alternatieve afhaalopties aanbieden
- Stroomuitval of defecten Zorg voor onderhoudscontracten met snelle responstijd
- Extra werklast, initiële kostprijs en logistiek Samenwerking en planning tussen gemeenten, kosten delen en subsidies zoeken.
- Beperkingen door wetgeving Samenwerken tussen verschillende overheden en voldoen aan wet- en regelgeving
- Laag gebruik door verhouding met andere 24/7 oplossingen Strategische keuzes maken door oplossingen met elkaar vergelijken
- Verlies van prioriteit door bezuinigingen Bewijzen van de kostenbesparing en efficiëntie van de oplossing
Andere werkgroepen
| Werkgroep | Type werkgroep | Datum | Tijd | Locatie |
|---|---|---|---|---|
| Business werkgroep | Business werkgroep | 2024-09-03 | 9u-12u | Teams |
| Functionaliteiten werkgroep | Data en informatie werkgroep | 2024-10-01 | 9u-12u | Teams |
| Applicatie componenten werkgroep | Functionele werkgroep | 2024-11-19 | 9u-12u | Teams |