Business werkgroep

Digitale meldingen

Context

Gent, Shift, Izegem en Geraardsbergen werken samen met VLOCA (Vlaamse Open City Architectuur) aan een Gemeente-Zonder-Gemeentehuis-Boost initiatief, een samenwerking tussen GZG en het programma Lokaal Digitaal genaamd “Digitale meldingen”. ‘Digitale Meldingen' is een initiatief gericht op het verbeteren en transparanter maken van de communicatie tussen burgers, lokale besturen en de Vlaamse overheid. Via een centraal meldingsplatform willen we burgers in staat stellen om hun zorgen te delen met de juiste instanties, zodat problemen met de dienstverlening efficiënt en gestructureerd kunnen worden aangepakt.

VLOCA

VLOCA, de Vlaamse Open City Architectuur, is een initiatief van het Agentschap Binnenlands Bestuur van de Vlaamse Overheid. De hulp van VLOCA aan lokale besturen start bij het scherpstellen van duidelijke, verstaanbare use cases en loopt door tot de aanbestedingsfase van het project. VLOCA vormt op deze manier een duidelijke brug tussen de beleidsdoelstellingen van het lokale bestuur en de technische laag waarin de oplossingen beschreven en geïmplementeerd worden. We stellen de juiste vragen en verzamelen de noden en behoeften van alle stakeholders (lokale besturen, kenniscentra, bedrijven en burgerorganisaties). Door een gestructureerde aanpak en verwerking van deze informatie wordt de ontwikkeling van herbruikbare bouwblokken, standaarden en normen gestimuleerd die van Vlaanderen één grote interoperabele slimme regio kunnen maken. De opgedane kennis en ervaring wordt ontsloten via een kennishub waarop onder andere draaiboeken, architectuur componenten en modellen ter beschikking gesteld worden voor alle andere lokale besturen en stakeholders.

Business werkgroep

Opzet

Tijdens de werkgroep werden de volgende topics behandeld:

• Scoping aan de hand van use-cases: we leggen de nadruk op de context en wat we willen bereiken met een digitaal meldingen platform. Hierbij staat het verbeteren van de efficiëntie, transparantie en effectiviteit van meldingenbeheer tussen verschillende publieke en niet-publieke organisaties centraal. We focussen tijdens deze werkgroep dus niet op de specifieke functionaliteiten van een centraal meldingen platform, of wat het meldingen platform moet kunnen.
• SWOT-analyse rond het Centraal meldingen platform
• Consolidatie van de SWOT-analyse in een aantal doelstellingen

Scoping

Wat verstaan we onder 'meldingen'?

• Melding: de burger signaleert een tekortkoming in het functioneren van de stad. Meldingen zijn vragen om herstel, aandacht of onderzoek.​

Wat valt hier niet onder?

• Klacht: een manifeste uiting (zowel mondeling, schriftelijk als elektronisch) waarbij een ontevreden burger bij het stadsbestuur klaagt over een door de stad (al dan niet) verrichte handeling of prestatie.​
• Suggestie: een voorstel voor verbetering van de werking​
• Vraag: de burger is op zoek naar inlichtingen over wie, wat, waar, wanneer, waarom, welk en hoe.​
• Reactie: een repliek of antwoord op iets geven.​

De onderstaande figuur beschrijft de flow en de verschillende onderdelen van een centraal meldingen platform. Het ontvangen van de meldingen is bij dit project niet de primaire scope. Het lokaal bestuur in kwestie beslist zelf hoe de meldingen in ontvangst genomen worden bv. via een loket, telefonisch, lokale applicatie,.. De belangrijkste focus vandaag is het verzenden van de melding overheen de verschillende besturen. Dit brengt complexiteit met zich mee.

Het gedeelte 'dispatching' gaat specifiek over de overgang van een melding van de verantwoordelijkheid van een lokaal bestuur naar een andere partij. 'Verwerking' betreft de afspraken rond het afhandelen van de melding. Het blauwe gedeelte is waar we ons momenteel op richten: het zorgen voor duidelijke communicatie rondom een melding. Bij een melding van bijvoorbeeld een defecte lantaarnpaal willen we zeker weten binnen welke tijd deze moet worden afgehandeld, welke risico's eraan verbonden zijn, en dat alles binnen een systeem kan worden gevolgd. We specificeren niet wie ter plaatse moet komen of welke stappen deze persoon moet ondernemen om het probleem op te lossen.

Vraag Fluvius: is het de bedoeling dat dit systeem de bestaande kanalen vervangt? Op onze website bestaat er reeds de mogelijkheid om een defecte straatlamp te melden door een burger. Of blijven deze naast elkaar bestaan? Wordt er een link gelegd?

• VLOCA: we hebben de ambitie om deze maximaal met elkaar te gaan integreren. In een latere fase zullen we een analyse moeten doen om te bekijken welke systemen er reeds bestaan. Vandaag ligt de nadruk op wat de meerwaarde van een centraal meldingen platform is en waarom we erop zouden moeten inzetten.

In de onderstaande afbeelding worden de use cases toegelicht die al dan niet binnen scope zitten:

Oefening 1: SWOT-analyse

Toelichting

Een SWOT-analyse is een strategische planningstechniek die wordt gebruikt om de Sterktes (Strengths), Zwaktes (Weaknesses), Kansen (Opportunities), en Bedreigingen (Threats) van een project of organisatie te identificeren en te evalueren.

• Sterktes: Interne kenmerken die bijdragen aan het succes.
• Zwaktes: Interne kenmerken die de prestaties belemmeren.
• Kansen: Externe factoren die benut kunnen worden voor voordeel.
• Bedreigingen: Externe factoren die risico’s vormen voor succes.

Waarom belangrijk?

• Een SWOT-analyse biedt strategisch inzicht, ondersteunt besluitvorming en helpt bij risicobeheer voor het centraal meldingen platform.
• Toepassing op: Centraal Meldingen Platform
• Efficiëntie: Biedt inzicht in interne processen die verbeterd kunnen worden.
• Transparantie: Identificeert externe factoren die kansen bieden voor verbeterde communicatie met burgers.
• Effectiviteit: Helpt bij het bepalen van bedreigingen die de succesvolle implementatie van het platform kunnen belemmeren.

Opdracht: Identificeer de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen rond het digitaal meldingen platform.

Outcome

Sterktes	Zwaktes	Kansen	Bedreigingen
Generiek bruikbare processen	Wat als mensen niet willen deelnemen?	Opzetten van een infrastructuur die generiek werkt voor alle besturen (LDES, VSDS, OSLO, ...)	anoniem melden versus geauthenticeerd melden
We hebben al de nodige Vlaamse bouwblokken	Extra stap in de keten	Zorgen dat er oplossingen zijn voor anoniem, geregistreerd en geauthenticeerd melden	Idealiter worden het lokaal meldingen systeem en het centraal meldingen systeem gekoppeld (om gegevens geautomatiseerd uit te wisselen). Maar helaas kan een koppeling een hoog prijskaartje met zich meebrengen (leveranciers van platformen voor lokale meldingen vragen bijkomende bedragen voor koppelingen!!)
publiek private samenwerking.	Mensen onnodig lastigvallen?	Proactieve meldingen?	Data kwaliteit
Meldingen ongebonden aan locatie: bv.	Niet alle burgers zijn mee met het digitale verhaal	Automatische topic detectie via standaarden en nieuwe technologie	Keeping up with technology
zowel in de lokale als generieke versie van MBP gaat het werken	Meldingen die niet onder eigen bevoegdheid vallen, worden momenteel (manuaal) per mail doorgegeven aan de bevoegde instantie	Minder ping-pong tussen verschillende beheerders	GDPR/
reeds volledig gedigitaliseerde meldingenflow bij Lokale Besturen	Erna heeft lokaal bestuur geen zicht meer op de afhandeling of resultaat (tenzij de bevoegde instantie zelf beslist om dit te melden aan het lokaal bestuur)	cijfers over meldingen over besturen heen	Privacy
Meldingen!	Overload aan meldingen?	je wordt gezien als innovatief: bewandelt jhet digitale pad om info bij de eindgebruikers te krijgen	achterliggende data kwaliteit moet goed genoeg zijn (fit for purpose)
Meer data om een melding correct te dispatchen	Blijven te veel verschillende systemen aanwezig om meldingen door te geven	nieuwe ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers	Externe leveranciers kunnen ondersteuning weigeren
Inputkanalen: keuzevrijheid bij lokale overheid behouden	Wat met niet-digitale meldingen?	Voor kleinere besturen oplossingen met Open Soruce (Qgis)	performantie? schaalbaarheid?
Zorgen voor meer efficiëntie bij de besturen en andere beheerders	Connecteren van het platform met diverse zaaksystemen	Standaardisatie van een melding. Liefst gealligneerd met een internationale standaard zoals open311 meldingen.	parallelle dispatch systemen.
Uniformiteit	uniformiteit in taxonomie nodig?	vereenvoudigen van het meldingsproces - los van locatie een gelijkaardig proces om te melden, gekende tool= laagdrempelig	Systeem/proces is te log en inefficiënt
Diensten op maat van de gebruikers.	risico op dubbele meldingen (extra werklast) als er meerdere kanalen zijn die niet gekoppeld zouden zijn	technologie-onafhankelijke opzet (bv. afhandeling kan door eender welke leverancier)	Toenemen werkvolume
Duidelijkheid en helderheid	identificatie van een melding		use case gericht werken, niet alles in 1 keer willen oplossen
Werklastbesparing als melding meteen via het juiste kanaal gebeurt	scope afbakening mbt melding: melding ikv algemeen belang vs persoonlijk dossier		goede afspraken nodig mbt ontwikkeling en onderhoud
Melden over lokale besturen heen (burger weet niet dat het om een Vlaamse weg of lokale weg gaat)	willingness to change
synergie: ipv elk een eigen tool te ontwikkelen, maximaal inzetten op herbruikbare bouwblokken voor Vlaamse steden en gemeenten	Te groots
Eenvoudiger voor burger	Toenemen complexiteit voor de burger
betere dienstverlening: sneller, op de juiste plaats, en individueel gericht	Vlaanderen is een kleine speler voor de grote tech bedrijven om bij aan te haken: men zoekt een grotere schaal...

Besluit

Een gestandaardiseerd, digitaal meldingssysteem verbetert efficiëntie en dienstverlening, maar vereist effectieve aanpak rond bewustwording, transparantie en integratieproblemen.

Sterktes:

• Efficiëntie en Uniformiteit: Verhoogde efficiëntie en standaardisatie van processen.
• Digitale meldingen: Volledig digitale en locatie-onafhankelijke meldingen.
• Gebruikersgericht: Diensten op maat, sneller en gerichter.
• Werklastbesparing: Verminderde werklast door directe dispatching.
• Synergie en samenwerking: Herbruikbare bouwblokken en innovatieve publiek-private samenwerking.
• Keuzevrijheid: Lokale overheden kiezen eigen inputkanalen.

Zwaktes:

• Gebruikersdeelname: Mogelijke weerstand tegen verandering of samenwerking
• Meldingenbeheer: Verhoogde instroom meldingen, dubbele meldingen en niet-digitale meldingen.
• Complexiteit en integratie: Standaardisatie van termen, complexiteit opzet en integratieproblemen met bestaande systemen.
• Transparantie: Gebrek aan zicht op afhandeling door andere instanties.
• Opschaling: Moeilijkheden voor kleinere besturen om op te schalen.

Een uniforme infrastructuur en technologische verbeteringen verhogen de efficiëntie en innovatie, maar hou rekening met privacy, operationele uitdagingen en mogelijks hogere kosten.

Sterktes:

• Generieke infrastructuur: Uniform en eenvoudig meldingsproces.
• Technologische verbeteringen: Proactieve meldingen en ondersteuning via AI.
• Standaardisatie en open source: Gebruik van internationale standaarden (open311) en open source oplossingen zoals QGIS.
• Efficiëntie en innovatie: Minder doorsturen tussen beheerders, beter gebruik van meldingsdata, en versterking van het innovatieve imago doormiddel van proactieve dienstverlening.

Zwaktes:

• Privacy en datakwaliteit: GDPR-risico's en de noodzaak voor hoogwaardige data.
• Technologische en operationele uitdagingen: Bijhouden van nieuwe technologieën, authenticatieproblemen, en prestatie- en schaalbaarheidsproblemen.
• Operationele kosten en ondersteuning: Hoge koppelingskosten door fragmentatie en risico op onvoldoende ondersteuning door leveranciers.

Oefening 2: consolidatie SWOT-analyse in doelstellingen

Toelichting

In deze oefening staan we stil bij de vraag welke projectdoelen we kunnen identificeren.

Outcome

Projectdoelen

betere dienstverlening aanbieden

Maximaal hergebruik van gemeenschappelijke functionaliteit

Standaard opstellen voor status-codes (status van de melding) die door alle betrokken partijen moet gebruikt worden.

Gestructureerd en klantrvriendelijk informeren over de status van de melding

Systemen maximaal end-to-end digitaliseren en connecteren voor efficiëntiewinst en beter inzichten

Standaardiseren / gemeenschappelijke taal voor meldingen

Bovenlokaal en zelfs internationaal.

De burger moet zelf kunnen kiezen welk kanaal hij gebruikt (multikanale dienstverlening)

Eenvoud voor de burger binnen digitale wereld

Centraliseren

Centrale plaats om meldingen te laten landen, alwaar de verschillende (en juiste!!) behandelaars hun meldingen kunnen afhalen

externe doelstelling: digitaal meldingproces is laagdrempelig en gebruiksvriendelijk: makkelijk te vinden, intuïtief in gebruik, snel te maken, makkelijk op te volgen. de burger moet niet inzitten over waar hij zich bevindt op dat moment en wiens asset het betreft

Duidelijkheid voor de burger waar hij/ zij moet zijn voor meldingen

meer efficientie in de organisatie brengen: mensen en middelen efficienter kunnen inzetten

Verbeterede doorlooptijd richting de burger

Kortere doorlooptermijn om een gemeld probleem op te lossen = stijging tevredenheid bij burgers

Verbeterde afspraken tussen de verschillende overheden

Betere informatiestromen tussen de verschillende partijen

Alle meldingen nauwgezet plannen, dispatchen en opvolgen tot effectieve uitvoering

Stimuleren externe leveranciers van zakensystemen om meldingen digitaal binnen te trekken in hun toepassing

zorgen dat alle besturen maximaal kunnen inhaken op het platform door gebruik van Open Source waar nodig (Qgis, LibreCAD, ...)

interne doelstelling: admin werklast verlagen voor de verwerkende diensten (veel minder mailverkeer tussen dienst en burger)

Werklastbesparing bij lokale besturen en nutsbedrijven door efficiëntere melding van 'problemen'

data verwerven voor bepalen van nieuwe strategische doelstellingen

mobiliteitsdoelstellingen: betere veiligheid, betere doorstroming, minder emissies

interne doelstelling: meer holistische data mbt meldingen waaruit bepaalde inzichten, over meldingstypes heen, gehaald kunnen worden

Adhv verzamelde data in de toekomst kunnen anticiperen op problemen binnen het Openbaar Domein

Oefening 3: groepering en prioritisering doelstellingen

Outcome

Doelstellingen	Key resultaten	Prioriteit
Verbeterde en innovatieve dienstverlening richting de burger		Prio 1: 2, prio 2: 3, prio 3: 1
Opstellen snel & transparant & eenvoudig meldingen proces richting burger rond dienstverlening	Goede communicatie tussen verschillende partijen. Duidelijke informatiestromen. Meer transparantie rond verschillende stappen Kortere doorlooptijd	Prio 1: 7, prio 2:1
Maximaal inzetten op end to end proces rond dienstverlening	Eenvoudige koppelen van verschillend systemen. Digitaal meldpunt vlaanderen / lokaal en Lokaal met intercommunales Meldingen vanuit de dienstverlening Burger geholpen door de juiste partij	Prio 1: 4, prio 2: 1, prio 3: 2
Vermindering van complexiteit rond meldingen door standaardisatie	Minimaal mogelijke belemeringen, zelfde taal als basis voor verwachtingen rond afhandeling Maximaal hergebruik van bouwstenen - Duidelijke taal rond verschillende assets - LOcatie beheer via zelfde taal / situering	Prio 1: 3, prio 2: 2, prio 3: 2
Duidelijke & heldere afspraken tussen verschillende partijen	Vebeterde doorlooptijd Minder frustratie bij verschillende partijen Eenvoudigere organisatie Heledere afspraken rond prioriteiten	Prio 1: 3, prio 2: 1, prio 3: 2
Inzichten halen uit info uit meldingen - verbeterde inzichten rond dienstverlening dankzij meldingen	Doorlooptijd volgens verschillende categori n (IE leefmilieu, gebouwen) Pro-actieve dienstverlening door informatie Zichtbaarmaken van afvallocaties, mogelijke tekortkomingen	Prio 1: 1, prio 2: 2, prio 3:3
Kostenbesparing door minder werklast voor verwerkende diensten door gecentraliseerde aanpak	Formulieren maximaal ondersteunen Minder verschillende communicatie bronnen Vermijden van tussenstations, geen extra werk richting verschillende tools Minder mails naar updates (werklast) Inzetten op maximale intergraties	Prio 1: 2, prio 2: 3, prio 3: 2
Maximale toegankelijkheid meldingensysteem (niet-digitale meldingen)	Alle kanalen moeten maximaal gekoppeld worden Eenvoudig toegang voor alle betrokken partijen Overzicht voorzien richting melder Burger ontvangt de informatie in zijn gewenste formaat	Prio 1: 2, prio 2: 5
Maximale integratie huidige VL/Fed bouwstenen	Standaard oplossing voor het meldplatform Niet iedere stad heeft budgetten voor complexe oplossingen Duidelijke MVP	Prio 1: 4, prio 2: 3

Besluit

Door maximaal in te zetten op een eenvoudig en gestandaardiseerd end-to-end process verhogen we de toegankelijkheid en zorgen we voor een verbeterde en kosten-efficiente dienstverlening richting de burger.

Prioriteiten:

1. Een snel, transparant en eenvoudig meldingenproces overheen verschillende bestuursvormen
2. Maximaal inzetten op een end-to-end process voor meldingen. Maximale toegankelijkheid van het meldingssysteem. Maximale integratie van bestaande bouwstenen.
3. Vermindering van complexiteit door standaardisatie. Duidelijke en heldere afspraken tussen verschillende partijen.
4. Inzichten halen uit meldingen voor verbeterde en proactieve dienstverlening. Kostenbesparing door minder werklast voor verwerkende diensten.

Om deze doelstellingen te behalen moeten we ons behoeden voor de risico’s die hiermee gepaard gaan:

1. Niet kwalitatieve of privacy conforme informatie
   • Zorg voor standaardisatie en betrek DPO bij informatiedeling
2. Niet alle lokale besturen zijn klaar om deze stap te nemen
   • Hou rekening met bestaande maturiteitsverschillen bij lokale besturen
3. Te veel focus op technologische oplossing
   • Zoek de juiste balans tussen tools en procesoptimalisatie
4. Authenticatie tussen verschillende partijen
   • Zorg voor robuuste authenticatie en autorisatie, ook voor anonieme meldingen
5. Meer werklast door toename in systemen
   • Vind een goede balans tussen integratie en schaalbaarheid
6. Continue veranderende technologie
   • Voorzie budget voor innovatie of kies voor een commercial ‘off the shelf’ oplossing
7. Hogere TCO door wildgroei aan systemen
   • Zorg voor kosten-baten analyse rekening houdend met operationele kosten
8. Beperkt draagvlak bij de leveranciers
   • Maak duidelijke en gedragen overeenkomsten met leveranciers

Opname en Miro bord

Miro bord

Het Miro bord kan je consulteren via deze link.

Opname

De opname van deze sessie is te bekijken via deze link].

Volgende stappen

Wat na deze werkgroep?

1. Verwerking van de input van de brainstorm oefening.
2. Verder onderzoek en voorbereiding van de volgende thematische werkgroep.
3. Publicatie op de Kennishub.

Feedback kan bezorgd worden aan laurien.renders@vlaanderen.be

Andere werkgroepen

Werkgroep	Type werkgroep	Datum	Tijd	Locatie
Kick-off	Business werkgroep	2024-04-26	13u-14u30	Teams
Business werkgroep	Business werkgroep	2024-05-27	13u30-16u00	Teams
Functionaliteiten werkgroep	Functionele werkgroep	2024-06-20	9u00-12u00	Teams
Applicatie componenten werkgroep	Functionele werkgroep	2024-09-11	13u00-16u00	Teams