Dit is de initiatiefpagina City of Things EVENTMACHIEN - Pepingen.
Deze pagina beschrijft het initiatief volgens de definitie op de VLAIO website en linkt door naar relevante pagina's op de kennishub. [1]
Overzicht City Of Things Initiatieven
Vele gemeenten hebben de voorbije jaren reeds geprobeerd het aanvragen van een evenement te centraliseren en het kluwen voor de burger transparanter te maken. Toch blijven er vaak vele praktische bezwaren, waardoor het nog niet mogelijk was om het volledige beheer en de opvolging samen te voegen. De diensten werken vaak met verschillende systemen van verschillende leveranciers, waardoor gegevens niet uitgewisseld kunnen worden tussen deze systemen, elk besluit moet apart genomen worden op het college of in de gemeenteraad.
Er zijn wel systemen op de markt die bepaalde delen van dit probleem oplossen:
- Systemen die zaalverhuur en materiaalverhuur proberen centraliseren
- Systemen die het mogelijk maken voor een bestuur om een proces volledig te beheren in één dossieropvolging
Maar, deze systemen zorgen ervoor dat gemeenten elke keer opnieuw dezelfde oefening moeten maken: welke processen zijn van toepassing, welke gegevens zijn voor welk proces nodig en hoe kunnen deze in een gebruiksvriendelijke aanvraag worden samengevoegd, die voor de burger begrijpelijk is en waarmee een nauwgezette interne en externe communicatie mogelijk is. Elke keer opnieuw verkoopt de leverancier hetzelfde product dat een gedeeltelijke oplossing biedt en dat telkens aangepast moet worden aan het specifieke bestuur. Bij de aankoop van een commerciële tool is er vaak te weinig flexibiliteit om aanpassingen te doen, is elke extra vraag ook een extra kost. Gegevens koppelen moeilijk met de gegevens die voorhanden zijn in andere toepassingen, lokale besturen zijn hiervoor steeds afhankelijk van de goodwill van de leverancier. We willen met dit project naar een beheersmodel zoeken waarbij de gemeenten de regie en de data in het systeem zelf in handen hebben en houden, zonder dat dit een veelheid aan kosten met zich meebrengt.
De resultaten van dit project werden gepubliceerd in de Praktijkenbank van VVSG.