Data en informatie werkgroep: VlocaTraject/Citerra
Tijdens de eerste thematische werkgroep worden de data en informatienoden van de reeds geïdentificeerde use cases in kaart gebracht. De Werkgroep Data en Informatie staat open voor deelname door de gehele quadruple helix. Vaste deelnemers zijn de leden van het VLOCA-trajectconsortium en stakeholders, die samen de data- en informatienoden in kaart brengen. De verzamelde inzichten worden vervolgens verwerkt om de IT-architectuur verder aan te vullen.
De eerste thematische werkgroep vond plaats op 28 maart 2024.
Context
Initiatief
In samenwerking met Mobiliteit en Parkeren Antwerpen en de Stad Antwerpen werkt VLOCA (Vlaamse Open City Architectuur) samen met OSLO (Open Standaarden voor Linkende Organisaties) aan een City of Things project genaamd "Citerra". Citerra staat voor 'City Environmental Regulations and Rights for Access' voor steden, gemeenten, bedrijven, burgers, verenigingen en overheden , en heeft als doel de link te leggen tussen de genoemde stakeholders en de lokale regelgeving.
Het doel van Citerra is om alle regelgevingen te centraliseren en te uniformeren, waarbij de aanvragen voor vergunningen kunnen worden ingediend. De focus van dit City of Things traject ligt op vergunningen voor autoluwe zones of gebieden met cameratoezicht. Hoewel de Stad Antwerpen het project leidt, is het de bedoeling om dit initiatief breder te zien richting alle lokale besturen.
Op dit moment is de informatie over verschillende gereglementeerde zones in de stad niet goed georganiseerd, wat het voor burgers en bedrijven moeilijk maakt om te begrijpen welke regels waar van toepassing zijn. Het handmatig invullen van persoonlijke gegevens bij herhaalde aanvragen leidt ook tot frustratie. Om dit te verbeteren, streeft het project ernaar gebruikers zelf hun profiel te laten beheren, inclusief het toevoegen van extra nummerplaten, en om gegevens automatisch in te vullen bij nieuwe aanvragen. Bovendien voldoet het project aan de Europese Commissie Directive over "Intelligent Transport Systems" door steden te verplichten Urban Vehicle Access Rights (UVAR) data naar het Europese Platform te uploaden, wat geautomatiseerd zal verlopen.
VLOCA
VLOCA, de Vlaamse Open City Architectuur, is een initiatief van het Agentschap Binnenlands Bestuur van de Vlaamse Overheid. De hulp van VLOCA aan lokale besturen start bij het scherpstellen van duidelijke, verstaanbare use cases en loopt door tot de aanbestedingsfase van het project. VLOCA vormt op deze manier een duidelijke brug tussen de beleidsdoelstellingen van het lokale bestuur en de technische laag waarin de oplossingen beschreven en geïmplementeerd worden. We stellen de juiste vragen en verzamelen de noden en behoeften van alle stakeholders (lokale besturen, kenniscentra, bedrijven en burgerorganisaties). Door een gestructureerde aanpak en verwerking van deze informatie wordt de ontwikkeling van herbruikbare bouwblokken, standaarden en normen gestimuleerd die van Vlaanderen één grote interoperabele slimme regio kunnen maken. De opgedane kennis en ervaring wordt ontsloten via een kennishub waarop onder andere draaiboeken, architectuur componenten en modellen ter beschikking gesteld worden voor alle andere lokale besturen en stakeholders.
Brainstormsessie
Het doel en de aanpak van de brainstormsessie worden hieronder beschreven. Tevens wordt de uitkomst van de brainstorm hierin samengevat.
Doel van de brainstormsessie
Het doel van de brainstormsessie is het volgende:
- Identificatie van de meerwaardecreatie
- Inzicht in wat je nodig hebt om de meerwaardecreaties te realiseren
- Beschrijven van mogelijkheden om de oplossing te verduurzamen
Opsommen van potentiële valkuilen
Oefening 1 & 2
Voor deze oefeningen stonden we stil bij de volgende vragen:
1) Voor wie of wat vormt de oplossing toegevoegde waarde? Lijst de stakeholders op en beschrijf wat de toegevoegde waarde precies is. Op basis van deze informatie kunnen we een business case maken.
Voorbeeld:
-Burgers die een aanvraag moeten doen voor de registratie van hun nummerplaat in hun woonplaats.. Wat betekent dit voor hen qua meerwaarde?
2) Wat heb je nodig om de geïdentificeerde meerwaardecreaties uit oefening 1 te realiseren? Wat moet je anders doen bij de ene stekeholder dan bij de andere? Waar ga je bvb data halen? Lijst de acties op.
Voorbeeld:
-We bieden een gecentraliseerd platform aan waar je voor verschillende steden een aanvraag kan doen
| Stakeholders | Identificatie meerwaardecreatie | Acties |
| Bewoners van de binnenstad | koppelen met authentieke bronnen (mijn burgerprofiel | Link met mijn burgerprofiel |
| Spoeddiensten | één toegang voor alle steden en gemeenten | Het only once principe |
| hulpdiensten | Link met de NACE codes bvb. | |
| Nutsbedrijven | Efficientie en voorkomen van kosten (boetes, minder administratie) | koppeling met eloketondernemers |
| Overheden | Automatisatie van verwerking, toekenning/ weigering | Een centrale DWH van alle dossiers 'pending', 'goedgekeurd, geweigerd (+ waarom) |
| Inzichten van wie vraagt er wat, wanneer en waar | Mogelijkheid van toevoegen van bepaalde verwerkingsregels : evenementen, conditie van bewonerskaart, | |
| schaalgrootte van oplossing => softwarematig interessanter voor aanbesteding | ||
| transportbedrijven | efficientie en voorkomen van kosten (zowel boetes als administratieve nodig op kantoor) | |
| vanuit een route van A naar B over C geef mij alle aanvragen die ik moet indienen : thematische benadering | ||
| pechverhelping (VAB) | zichtbaarheid waar vergunning nodig is en eenvoudig aanvragen en beheren | Link met de NACE codes bvb. |
| vergunning voor volledig jaar en auto reminder bij vervallen of wijzigingen | ||
| lijst of db van 'speciale' gevallen (spoeddiensten, pechverhelping, enz.) | ||
| softwareleveranciers | vergunningsoftware generieker te bouwen | |
| verenigingen | hulp bij organiseren van evenementen + bewijs van vergunning | aanvragen ook automatisch laten indienen indien bvb die automatisch werd goedgekeurd. |
| Archiveren van oude vergunningen die niet meer manueel werden aangevraagd, of volgens bronnen overleden of failliet gegaan is. | Bij elke aanvraag een nummer en versie nummer : versiebeheer (zodat de ambtenaar weet dat dit een oude reeds toegekende aanvraag is geweest en opnieuw is ingediend) | |
| aanvraag van vorig jaar eenvoudig ophalen, aanpassen en terug indienen | ||
| Een week/maand voor einde van vergunning een berichtje om die aanvraag opnieuw in te dienen | ||
| Binnenlandse toeristen | bij het verkrijgen van de vergunning in wooplaats, krijg je direct een vraag : wil je ook vergunningen vragen voor andere steden (bvb LEZ) | |
| Zorgbedrijven (thuisverpleging, ...) | geen echte spoed mee gemoeid | |
| Buitenlandse toeristen | Een overzicht over gans Vlaanderen met duidelijke uitleg om vergunning aan te vragen | Vertaling van centrale webpagina |
| Betaal module via wallet van burgerprofiel | Koppeling met WAZE (waarschuwing : heb je vergunning met link naar meer info en vergunningsaanvraag webpagina) | |
| Internationale nummerplaten, EURO norm via certificaat (gescand bvb) | ||
| marktkramers | minder administratieve last | |
| personen van wacht (vb. dr van wacht) | steeds zeker van toegang (vb. verdwijn palen) | afspreken met dienst die wachtdienst organiseert |
| Lijst van dokters met nummerplaten bvb. | ||
| Ambtenaren | Handhaving | |
| "minder mobiele" burgers | overal toegang en permanent | Databanken reeds bestaande? |
| opladen van attest |
Oefening 3
Bij deze oefening keken we naar manieren om de voorgestelde oplossing duurzaam te implementeren:
-Welke expertise hebben we nodig om dit allemaal te beheren?
-Zijn er applicaties die noodzakelijk zijn om de oplossing draaiende te houden?
-Hoe kunnen we een business model uitbouwen?
-Hoe kunnen we dit laten sponsoren?
-Hoe kunnen we de kosten beperken?
-Welke databronnen moeten altijd ter beschikking zijn?
| Verduurzamen oplossing |
| Overeenkomst met leverancier en steden en gemeenten ivm governance van de linken met de bestaande aanvraagsystemen |
| steden en gemeenten (= lokale overheden) om hun voorwaarden te beheren in applicatie (vb. parameters in LPDC) = automatische aanpassing vh formulier bvb |
| 'owner' van platform en helpdesk van het platform |
| financieringsmodel (bijdrage lokale overheden, Vlaanderen,, (privaat)ondernemingen, buitenland, ..) in de vorm van abonnement, transactie gebaseerd, per aanvraag, .. .... te onderzoeken (reclame ?) |
| Financiering door stakeholders die voordelen halen uit platform |
| kosten besparen door maximaal gebruik te maken van bestaande Vlaamse bouwstenen.Bv: formulierentool |
| via 'add-on's (bvb nutsbedrijven) kan de financiering gebeuren |
| centrale ontwikkelaar met mogelijkheid tot samenwerking door lokale ontwikkelaars : lokaal moet men kunnen blijven aanpassen,en via 'versiebeheer' kan doorstromen naar centrale systeem. |
| machtigingen authentieke bronnen via VVSG (ipv zelf naar bvb DIV aanvragen, kan via VVSG ook gedaan worden, veel sneller en gemakkelijker) |
| standaardisatie garanderen |
| datastandaard |
| Governance : engagement lokaal om de zoveel tijd om de standaard te onderhouden |
Oefening 4
Tot slot stonden we stil bij de onderstaande procestekening. Hierbij keken we naar potentiële valkuilen waarmee we rekening moeten houden.
•De valkuilen werden door de deelnemers met een rode post-it aangeduid
In de onderstaande tabel werden de geïdentificeerde valkuilen toegelicht:
| Valkuilen | Toelichting |
| te groot/klein willen zien | |
| Ontbrekende financiering | |
| scope (autoluwe zones) erg beperkt, is niet voldoende kritische massa. Onvoldoende zicht op ruimere opportuniteiten | |
| teveel dependencies voor kritische flow | |
| betrouwbaarheid systeem (uptime platform) | |
| GDPR en cybersecurity | |
| financiering | |
| bereidheid van steden en gemeenten om mee te stappen in dit verhaal (hoe dit in een win-win vertalen) | |
| hele value-chain (ook vergunning vervangwagens) nodig. enkel aanvraag is te beperkt | te complex (het moet voldoende idiot-proof zijn) |
| complex systeem tov. 1 nieuw systeem voor alle lokale overheden | via koppeling aan lokale aanvraag systemen |
| Juridische verantwoordelijkheid bij het fout lopen van het systeem | Vergunning wordt niet teruggevonden in de lokale systemen |
| Vs. idiot proof maken | Bvb bij verhuis : gaat het systeem hem adviseren mbt ladderlift maar vergeten te vermelden dat die ook een vergunning nodig heeft. => disclaimer |
Opname en Miro bord
Miro bord
Het Miro bord kan je consulteren via deze link.
Opname
De opname van deze sessie is te bekijken via deze link.
Volgende stappen
Wat na deze werkgroep?
- Verwerking van de input van de brainstorm oefening.
- Verder onderzoek en voorbereiding van de volgende thematische werkgroep.
- Publicatie op de Kennishub
Feedback kan bezorgd worden aan laurien.renders@vlaanderen.be
Andere werkgroepen
| Werkgroep | Type werkgroep | Datum | Tijd | Locatie |
|---|---|---|---|---|
| Business werkgroep | Business werkgroep | 2024-02-27 | 13u-16u | VAC Antwerpen |
| Thematische werkgroep 1 | Data en informatie werkgroep | 2024-03-28 | 13u-16u | Teams |
| Thematische werkgroep 2 | Functionele werkgroep | 2024-05-16 | 13u-16u | Teams |
| Thematische werkgroep 3 | Technologie werkgroep | 2024-06-25 | 13u-16u | Teams |