Thematische werkgroep 3

Technologie werkgroep

Deze thematische werkgroep richt zich op het identificeren en in kaart brengen van de technologie die nodig is om het traject technisch werkbaar te maken. Onder technologie verstaan we hardware, software en hybride infrastructuur. In deze werkgroep kijken we samen welke bouwstenen nodig zijn om tot de oplossing(en) te komen voor de use cases die tijdens de vorige werkgroepen werden gedefinieerd. De Werkgroep staat open voor deelname door de gehele quadruple helix.

De derde thematische werkgroep vond plaats op 25 juni 2024.

Context

Initiatief

In samenwerking met Mobiliteit en Parkeren Antwerpen en de Stad Antwerpen werkt VLOCA (Vlaamse Open City Architectuur) samen met OSLO (Open Standaarden voor Linkende Organisaties) aan een City of Things project genaamd "Citerra". Citerra staat voor 'City Environmental Regulations and Rights for Access' voor steden, gemeenten, bedrijven, burgers, verenigingen en overheden , en heeft als doel de link te leggen tussen de genoemde stakeholders en de lokale regelgeving.

Het doel van Citerra is om alle regelgevingen te centraliseren en te uniformeren, waarbij de aanvragen voor vergunningen kunnen worden ingediend. De focus van dit City of Things traject ligt op vergunningen voor autoluwe zones of gebieden met cameratoezicht. Hoewel de Stad Antwerpen het project leidt, is het de bedoeling om dit initiatief breder te zien richting alle lokale besturen.

Op dit moment is de informatie over verschillende gereglementeerde zones in de stad niet goed georganiseerd, wat het voor burgers en bedrijven moeilijk maakt om te begrijpen welke regels waar van toepassing zijn. Het handmatig invullen van persoonlijke gegevens bij herhaalde aanvragen leidt ook tot frustratie. Om dit te verbeteren, streeft het project ernaar gebruikers zelf hun profiel te laten beheren, inclusief het toevoegen van extra nummerplaten, en om gegevens automatisch in te vullen bij nieuwe aanvragen. Bovendien voldoet het project aan de Europese Commissie Directive over "Intelligent Transport Systems" door steden te verplichten Urban Vehicle Access Rights (UVAR) data naar het Europese Platform te uploaden, wat geautomatiseerd zal verlopen.

VLOCA

VLOCA, de Vlaamse Open City Architectuur, is een initiatief van het Agentschap Binnenlands Bestuur van de Vlaamse Overheid. De hulp van VLOCA aan lokale besturen start bij het scherpstellen van duidelijke, verstaanbare use cases en loopt door tot de aanbestedingsfase van het project. VLOCA vormt op deze manier een duidelijke brug tussen de beleidsdoelstellingen van het lokale bestuur en de technische laag waarin de oplossingen beschreven en geïmplementeerd worden. We stellen de juiste vragen en verzamelen de noden en behoeften van alle stakeholders (lokale besturen, kenniscentra, bedrijven en burgerorganisaties). Door een gestructureerde aanpak en verwerking van deze informatie wordt de ontwikkeling van herbruikbare bouwblokken, standaarden en normen gestimuleerd die van Vlaanderen één grote interoperabele slimme regio kunnen maken. De opgedane kennis en ervaring wordt ontsloten via een kennishub waarop onder andere draaiboeken, architectuur componenten en modellen ter beschikking gesteld worden voor alle andere lokale besturen en stakeholders.

VLOCA-model

De start van elk VLOCA-traject begint bij een VLOCA-model:

ID	Samenvatting	Beschrijving
UC1	UC1: Registratie	Registratie
UC2	UC2: Informatieplatform	informatie platform en zoek opdrachten
UC3	UC3: Profiel & Formulier aanvullen	Profiel aan- en formulier invullen
UC4	UC4: Indiening	Indienen aanvraag
UC5	UC5: Opvolging dossier	opvolging dossier
UC6	UC6: toekenningsproces	toekenning, weigering, betwisting, advies aanvraag
UC7	UC7: dossierbeheer	beheer dossier (overzicht, toevoegingen, verlengingen, aanpassingen, herinneringen, …)
UC8	UC8: Message Center	CRM voor communicatie (uitgaande/inkomende, contact strategie en historiek)
UC9	UC9: Helpdesk	helpdesk & FAQ & Reviews
UC10	UC10: betaalmodule	betaalmodule en business model vinden en bouwen
UC11	UC11: Monitoring	Monitoring en analytische rapportering incl fraudedetectie
UC12	UC12: Inzichten	Rapporting BI Dashboards en Inzichten
UC13	UC13: Duurzaamheid	Van een piloot tot een 'operationeel' draaiende applicatie en platform

Tijdens de eerste werkgroep bespraken we de onderstaande figuur die het proces weergeeft van het aanvraagformulier:

Bij de tweede werkgroep stonden we stil bij het informatieplatform:

Vandaag

Brainstormsessie

Het doel en de aanpak van de brainstormsessie worden hieronder beschreven. Tevens wordt de uitkomst van de brainstorm hierin samengevat.

Doel

Het doel van de brainstormsessie is het volgende

Zicht krijgen op hoe het overkoepelde platform

- het toekenningsproces kan verbeteren

- de communicatie kan verbeteren voor alle partijen

Identificatie van de valkuilen

Oefening 1

Instructies

Bij deze oefeningen stonden we stil bij de volgende vragen:

1. Hoe kan de gebruikerservaring van de toekenningsproces verbeterd worden voor zowel de ambtenaar en burger?
2. Wat heb je hiervoor nodig?
3. Welke stappen in het toekenningsproces kunnen geautomatiseerd worden?
4. Welke stappen zijn essentieel?

Voorbeeld:

-Je aanvraag is niet volledig correct ingevuld en kan nog niet verwerkt worden

-Verhuis van bedrijf naar andere stad, vergunning komt niet automatisch mee.

-Aanvraag is toegekend, hierna ontvang je je  vergunning

Oefening 2

Instructies

Hoe kan de gebruikservaring verbeterd worden via communicatie? Hoe kan het systeem aangepast worden aan de verschillen communicatiebehoeftes van de gebruiker. Wat is belangrijk voor operationele communicatie, marketing communicatie.

Voorbeeld:

-Je brengt de wetgeving van de verschillende lokale besturen samen

Oefening 4

Instructies

Hoe gaan we om met de verschuiving van aanvragen die rechtstreeks verlopen via de website van de lokale besturen naar een overkoepelend medium? Wat zijn mogelijke valkuilen?

Voorbeeld:

- Integratie van verschillende systemen en databronnen kan technisch uitdagend zijn

- Financiering verdeling over de verschillende lokale besturen

Opname en Miro bord

Miro bord

Het Miro bord kan je consulteren via deze link.

Opname

De opname van deze sessie is te bekijken via deze link.

Volgende stappen

Wat na deze werkgroep?

1. Verwerking van de input van de brainstorm oefening.
2. Verder onderzoek en voorbereiding van de volgende thematische werkgroep.
3. Publicatie op de Kennishub

Feedback kan bezorgd worden aan laurien.renders@vlaanderen.be

Andere werkgroepen

Werkgroep	Type werkgroep	Datum	Tijd	Locatie
Business werkgroep	Business werkgroep	2024-02-27	13u-16u	VAC Antwerpen
Thematische werkgroep 1	Data en informatie werkgroep	2024-03-28	13u-16u	Teams
Thematische werkgroep 2	Functionele werkgroep	2024-05-16	13u-16u	Teams
Thematische werkgroep 3	Technologie werkgroep	2024-06-25	13u-16u	Teams