VlocaSessie/29

Functionele werkgroep

Deze thematische werkgroep richt zich op het identificeren en in kaart brengen van de functionele noden en interacties. Na de data- en informatiewerkgroep zijn deze respectievelijke noden helder geworden. Deze functionele werkgroep bouwt hierop verder om de data- en informatie-uitwisseling tussen mensen en systemen, mensen onderling en systemen onderling te schetsen.

De verzamelde inzichten worden vervolgens verwerkt om de IT-architectuur verder aan te vullen.

De Functionele werkgroep vond plaats op 08 november 2023.

Deelnemers

Organisatie	Deelnemer
Agentschap Binnenlands Bestuur (VLOCA)	Laurien Renders
	Alain Glickman
Stad Mechelen	Sandrine Raskin
	Jos Van Loock
The Retail Factory	Luc Van Rompaey
Stad Leuven	Bo Peeters
Proximus	Jasper Botterman
POM West-Vlaanderen	Frederik Sack
Provincie Oost-Vlaanderen	Fieremans Pieter-Jan
Economisch Huis Oostende	Joke Van Gheluwe
	Bjorn Pintelon
ViNotion	Azem Kariman
Provincie Vlaams-Brabant	Ruben Van de Voorde
Visit Leuven	Stijn Anthoons

Aanleiding en Context

Initiatief

Er zijn momenteel twee projecten met vergelijkbare opzet: SInCR, gericht op grotere steden, en DAKS 2.0, bedoeld voor kleinere steden. Beide projecten hebben als hoofddoel om data in te zetten ter ondersteuning van zowel handelaars en ondernemers als beleidsmakers, waarbij deze twee doelgroepen verschillende behoeften hebben.

De onderzoeksvragen die deze projecten proberen te beantwoorden, zijn gevarieerd. Ten eerste, hoe kunnen we het effect van beleidsmaatregelen en georganiseerde evenementen op het winkelgebied meten? Dit omvat onderwerpen zoals acquisitiebeleid, de evaluatie van acties en evenementen, en mobiliteits- en parkeerbeleid.

Een andere belangrijke vraag is hoe we data breder en slimmer kunnen inzetten ter ondersteuning van beleid en ondernemers. Hierbij gaat het om het benutten van data op een meer strategische en effectieve manier.

Daarnaast streven deze projecten ernaar om een duurzame samenwerking op te zetten waarbij alle betrokken partijen meerwaarde ervaren.

SInCR en DAKS 2.0 zijn voortzettingen van het project 'Datagestuurde Winkelgebieden', waarbij prototypes zijn ontwikkeld, zoals een handelaarsdashboard en een generiek beleidsdashboard op basis van gegevens over drukte, bestedingen, evenementen en weer. Dit heeft enkele uitdagingen en kansen aan het licht gebracht die in SInCR en DAKS 2.0 zullen worden aangepakt:

• Momentum rond retail data behouden na afloop lopende projecten
• Kapitaliseren opgebouwde kennis & beperkte datamaturiteit bij handelaars en steden verder opbouwen
• Beperkte scope en doorlooptijd subsidieprojecten 🡪 scope verbreden
• Afhankelijkheid van de leveranciers beperken 🡪 datadeling & standaardisering (OSLO & VLOCA)
• Wildgroei aan platformen  🡪 generiek overkoepelende oplossing: standaardisatie & deelbaarheid maximaal hergebruik en interoperabiliteit
• Draagvlak handelaars vergroten 🡪 bevragen, leerlessen valideren en coachen
• Opmaak business- & governance model

Binnen DAKS 2.0 zijn er drie belangrijke focusgebieden: acquisitie & passantenmetingen, de impact van parkeer- en mobiliteitsbeleid, en acties en evenementen. Deze drie onderwerpen zullen worden meegenomen in de ontwikkeling van de OSLO Lokale Economie-standaard en de VLOCA architectuurstandaarden. Andere onderwerpen zoals leegstand, e-commerce, duurzaamheid en energie, kunnen afhankelijk van hun belang voor de verschillende doelgroepen eveneens meegenomen worden in dit traject. Hoewel het wellicht niet haalbaar is om op alle thema’s grondig in te gaan in dit traject.

VLOCA

VLOCA, de Vlaamse Open City Architectuur, is een initiatief van het Agentschap Binnenlands Bestuur van de Vlaamse Overheid. Meer informatie over VLOCA en onze werking kan je terugvinden op https://www.vlaanderen.be/lokaal-bestuur/digitale-transformatie/vloca/vloca-trajectbegeleiding-waarom.

Samenvatting vorige werkgroep

Het verslag van de business werkgroep kan je hier terugvinden.

Doel van huidige werkgroep

1. Introductie geven over het project
2. Toelichting geven over VLOCA
3. Brainstormen over functionaliteiten

Brainstormsessie

Aanpak

Op basis van de vorige werkgroep hebben we een aantal thema's kunnen identificeren die belangrijk geacht worden voor dit project:

• Mobiliteit
• Parkeren
• Profiel passanten
• Verzorgingsgebied
• Imago
• Autoluw maken van bepaalde zones

Voor deze projecten (SINCR en DAKS 2.0) kunnen we 3 soorten afnemers onderscheiden:

1. Beleidsmakers (het beleid)
2. Retail
3. De initiatiefnemers zelf

Voor deze werkgroep focussen we op de impact op het beleid.

Wat wordt er precies verwacht van de deelnemers aan deze werkgroep?

• Functionaliteiten oplijsten
• Functieprofielen oplijsten
• Valkuilen en successen identificeren

Oefening 1

Wat zijn de voorwaarden om iets goed af te leveren aan ‘het beleid’? Hierbij kunnen we 3 fasen onderscheiden: ​

1. Data management (verzamelen, verwerken, ontsluiten)​
2. Integratie (data bij elkaar brengen) en analyse ​
3. Inzichten leveren aan beleid ​

- data kiezen​

- data kopen​

- data verwerken​

- toegang geven tot rapporten​

=> dit zijn allemaal acties​

Voorbeeld: ​

- Om aan data te geraken moet ik ze kopen bij een kwaliteitsvolle leverancier of zelf gaan verzamelen​

- We moeten het beleid kunnen overtuigen met data om de evenementenkalender te optimaliseren​

Oefening 2

Welke functieprofielen/rollen heb ik nodig?​

Voorbeeld: ​

- om te kunnen overtuigen heb je een business analist nodig om te motiveren waarom de kalender moet aangepast worden en welke positieve resultaten dit zal hebben​

- om aan de slag te gaan met de data heb je een data analist nodig ​

Oefening 3

Welke valkuilen kunnen opduiken?​

Voorbeeld: ​

- data analisten vinden is moeilijk​

- software is duur en valt niet binnen budget

Oefening 4

Wat zal tot een succes leiden? Welke prioriteiten leggen we?​

Voorbeeld: ​

- overtuigen van beleid om evenementenkalender aan te passen​

- overtuigen van beleid om al dan niet autoluwe zone in te voeren ​

Uitkomst

De input van de deelnemers werd gecapteerd in dit Miro bord.

Functieprofielen/rollen	Data management	Integratie en analyse	Inzichten leveren aan beleid	Valkuilen	Successen
Startpunt vertrekt vanuit de diensten zelf en hun noden - pas daarna worden de data teams betrokken				Verkeerde interpretatie van het beleid op data	Datagedreven evenementen kalender dankzij dit traject
datamanager	Data koppeling met andere systemen		Push mail met analyse/overzichten naar beleid	publiek maken van data zonder een juiste kadering van de definities	het beleid kan leegstand terugdringen door aantoonbare passage van klanten
	Platform : om het rapport die we wensen op te vragen		Presentatie via powerpoint	verschillende bronnen spreken elkaar tegen	Kan bijdragen tot RUP (Ruimtelijk UitvoeringsPlan)
	E n login voor alle data via n platform	selectie grafieken/visualisaties	Dynamische/Automatische rapportering	Security lek	Afstemming tussen (beleid)departementen doormiddel van data
	monitoringshub, (meldingen bij gemiste data instanties via een set van regels), keep alive functie	keuze van welke resultaten we willen tonen	gebruiks- vriendelijke dashboarden	Kostprijs	Publiek beschikbaar maken van data (mits goede omkadering)
Data analist	Data Opkuisen	Voor en Na Analyse	vertalen van inzichten op basis van kernvragen	financi le impact op budget	Niet meer blind varen
	databron toegangsauthorisatie	toekomstprojecties (prognoses, forecasting)	ruwe data pushen voor post analyse	Duurzaamheid van databron op de LT	Objectieve evaluaties
	Update historiek	gepaste aggregatie niveaus aanmaken	geautomatiseerde rapportage	Verandering in de datadefinitie
	activiteiten logging in database	nulmeting/baseline	keuze; gaan we 1 sensor inzetten voor multimodaal verkeersbeeld? voordeel is vergelijkwaardigheid vanuit 1 bron of meerdere sensorieken aansluiten op dashboard	Cijfers naar je hand zetten - datamanipulatie
	Lineage Bepalen van de data	YoY, MoM	maatwerk mogelijkheden in de vorm van aanvullende analyses zoals trigger based drempelwaarden rapportage, paniekdetectie, gedrag, etc bezettingsgraad	Datamaturiteit van het beleid, de gebruikers
	data anonimisaie (metadatatering en beveiliging) Brute force bijv.	data platform aanbieden met extra fuctionaliteiten (AI, predictie, ...)	Sensoren en leveranciers die aantoonbaar gegevensbescherming op orde hebben (ISO 27001)	Te veel data - bomen door het bos niet meer zien
	Databronnen verkennen en zoeken naar de linken	Keuze hoe bevragen we meerdere sensoren in het veld? (representativiteit, analytisch)	Correct begrip van de data en wat ze lezen in het rapport of presentatie	Te brede scope - must have vs nice to have
	Data relaties	datamodel opbouwen	beheren van toegangen tot platform	Afhankelijkheid van leveranciers
Data scientist	Data structureren	trends detecteren	automatische rapporten op verschillende detailniveaus	Geen targets defini ren
	Data fusie	voorspellingen	data newsflash	bestuurlijke dekking niet verkrijgen of tegenstand burger (om sensoren te plaatsen)
	Data transformeren	Nieuwe databonne detecteren, nieuwe verbanden of nulmeting	Eenvoudige dsahboards	verkeerde data uitvraag (verkeerde sql query)
	Data verrijken (verschillende bronnen, of extra attributen)	oorzaak - gevolg	Rapport of dashboard	complexiteit
	API-vriendelijk/open structuur	meest kwaliteitsvolle bron weerhouden voor de use case	validatie van data (periodiek)	business model
	afspraken maken rond definities en data structuur (communiceren)			verantwoordelijkheid (gedeelde verantwoordelijk, wie is eindverantwoordelijk voor platform, enz.)
	scalable data storage			afwijken van de standaardisatie
	access management			Geen duiding/begeleiding bij gebruik dashboard
BI expert	Data standardisering	Keuze maken tussen maatwerk dashboard of bestaand back end systeem. Verzorgen van Integratie en API standaarden		Te veel verschillendei interpretaties
Data engineer	keuze locatie processing, fysieke geografische data opslag, (afhankelijk van aanwezige infrastructuur, beveiligingsnormen)			Andere prioriteiten
Legal counsel		Verschillende datastromen aan elkaar koppelen binnen n omgeving		Dataverhaal is soms 'on top' en niet ingebed
DWH specialist	Data methodologie (definities, begrippen,...)	Definities en omschrijving van de data
Data architect		Benchmarking
Dienst economie : eerste contactpunt met linken mobiliteit en toerisme en smart city,...)		linken tussen de data op time / day
Privacy Officer / GDPR dossier	Data connecteren
vergunnings ambtenaar (toestemming om sensoren te plaatsen)
uitvoeringsambtenaar (die de sensoren plaatsen of gebruiken bvb)

Vraag & antwoord en volgende stappen

Opname

De opname van deze sessie is te bekijken via deze link.

Volgende werkgroepen

Indien u graag zou willen deelnemen aan één van de aankomende werkgroepen, kan u via de onderstaande link een overzicht van de workshops terugvinden. Inschrijven kan door te klikken op een van de werkgroepen.

De derde en laatste thematische werkgroep zal plaatsvinden op 7 december om 13u via Teams.

Inschrijvingslink: VLOCA-Lokale economie.

Heb jij interesse, specifieke noden, expertise of andere belangen bij dit traject?

Klik hier om je in te schrijven.

Andere werkgroepen

Werkgroep	Type werkgroep	Datum	Tijd	Locatie
Business werkgroep	Business werkgroep	2023-09-19		VAC Gent
Thematische werkgroep 1	Data en informatie werkgroep	2023-10-10	09:00-12:00	Teams
Thematische werkgroep 2	Functionele werkgroep	2023-11-08		Teams
Thematische werkgroep 3	Technologie werkgroep	2023-12-07	13u-16u	Teams