Doelgroep en doel
Alle VLOCA stakeholders die duidelijkheid wensen over wat exact in een VLOCA deliverable wordt opgeleverd, vindt zijn gading op deze pagina.
Bereik ons
Team VLOCA is voor nieuwe vragen best steeds per email te bereiken op VLOCA@Vlaanderen.be. We verzorgen steeds een permanentie in ons team en verwijzen uw vraag door naar de persoon die u op dat moment kan helpen.
Inleiding
VLOCA deliverables zijn onderdeel van trajecten, voortrajecten of losstaande support vragen van lokale besturen. Deze deliverables vertrekken vanuit vraaggedreven use cases. Het overzicht beschrijft en groepeert deze deliverables per traject-fase.
In het kader van het VLAIO City of Things 2021 project heeft VLOCA een gezamenlijke aanpak met OSLO uitgewerkt. Daarin werden sjablonen ontwikkeld om efficiënt samen te werken tussen Vlaamse agentschappen, lokale besturen en andere belanghebbende organisaties.
Daarbuiten levert VLOCA support diensten aan lokale besturen, intercommunales en provinciebesturen, om de meerwaarde van deze deliverables ook buiten de context van een traject voor een specifieke use case op te leveren.
Situering van de deliverables
Projectbeheer
We beschouwen hier specifieke activiteiten ter coördinatie van de voortgang van het project.
| Deliverable in projectbeheer | Doel | beschrijving |
| Traject charter | Wat levert VLOCA op? | Het traject charter bevat de projectafspraken gemaakt tussen de Vlaamse Overheid en een lokaal bestuur: het bepaalt de scope en timing van het specifiek traject, uitgewerkt op basis van de deliverables op deze pagina opgesomd. |
| Architectuurstandaard | Validatie en gestandaardiseerde aanpak | De architectuurstandaard verzamelt alle use case gedreven deliverables volgens het VLOCA proces. De architectuurstandaard is een garantie dat de architectuur werd uitgewerkt volgens de VLOCA-principes en slimme data attributen. |
VLOCA Bedrijfsarchitectuur deliverables
In de Open City Architectuur aanpak bekijken we de use case vanuit de business noden van het lokaal bestuur. Daarbij linken we business objectieven aan functionaliteiten en techniciteiten, terwijl we meteen ook de data vereisten van de functionaliteit identificeren. Deze aanpak volgt internationaal erkende methodieken, op maat van onze lokale besturen in een VLOCA formaat uitgewerkt. Gebruiksgemak voor de lokale besturen staat daarin centraal.
| Bedrijfsarchitectuur deliverable | Doel | beschrijving |
| VLOCA-Model | Wat houdt de oplossing in? | Het VLOCA-model gebruikt een sjabloon waarin we de use cases en hun vereisten op een gestructureerde, top-down wijze beschrijven. Het startpunt hiervan is de motivatie: visie, missie en objectieven van het project en de doelstellingen van het initiatiefnemend lokaal bestuur. Eens dit is bepaald, gaan we elke use case opsplitsen met de ondersteunende 'business capabilities' die zelf ook opgesplitst worden met functionele en data vereisten en techniciteiten. Doorheen een VLOCA-bedrijfsarchitectuur oefening denken we eerst breed: want 'the sky is the limit'. Nadien gaan we verfijnen, prioriteren en werken we een haalbaar plan uit in de vervolgstappen 'use case prioritering' en 'use case roadmap'. |
| Stakeholderanalyse | Wie zijn de stakeholders? | Een overzicht van de stakeholders die idealiter betrokken zijn bij het uitwerken van de VLOCA architectuur en/of een daaruit vloeiend traject voor het ontwikkelen van een OSLO datastandaard. |
| Marktanalyse | Waar valt er te leren? | Vooraleer we een nieuwe oplossing willen bouwen, analyseren we de bestaande markt. Het bouwen van een volledig nieuwe applicatie is vaak niet de gemakkelijkste oplossing. Bovendien zijn niet alle ervaringen met bestaande toepassingen voldoende om alle business noden af te dekken. De make-or-buy vraag stelt zich dan. De wet van openbare aanbestedingen blijft uiteraard leidend. De marktanalyse in de vorm van een vragenlijst laat ons toe de context, het operationeel kader en de technologie achter open city initiatieven in kaart te brengen zodat deze VLOCA en haar stakeholders kan informeren, inspireren of aanzetten tot actie. |
| Use cases prioritering | Wat eerst bouwen? | Binnen een thematische use case formuleren we verschillende use cases in het VLOCA model. Binnen elk van deze use cases worden business capabilities uitgewerkt. De VLOCA prioriteringsmethode laat toe dat het projectbeheer van een lokaal bestuur de business capabilities prioriteert. Daarbij gebruiken we wereldwijde beste praktijken op het vlak van prioritering. Dit leidt tot de use case roadmap als volgende stap. |
| Use cases roadmap | Wanneer welke (deel)oplossing bouwen? | De roadmap visualiseert de ontwikkeling en uitrol van de business capabilities: welk deel van de thematische use case willen we klaar hebben tegen wanneer? Het is ook een handige tool om bovenlokale subsidies te ondersteunen, zodat we binnen de regio Vlaanderen stelselmatig en gestructureerd samenwerken aan de uitbouw van de slimme steden en de slimme regio in zijn geheel. Afhankelijkheden, risico's en prioriteiten liggen aan de basis van de planning. Een roadmap wordt gebouwd door te starten vanuit de situatie vandaag (de 'as-is') en wat de ideale situatie (de ‘to-be’) is. De ‘gap’ tussen as-is en to-be wordt opgevuld met acties in de tijd. Dit levert ons een ‘roadmap’ in de vorm van ‘blokken’ gespreid in de tijd, die elkaar opvolgen of in parallel worden uitgevoerd. |
| Data governance model | Welke data afspraken? | Het data governance model vertrekt vanuit de gevalideerde use cases. De datanoden worden functioneel vertaald in scenario's waar datauitwisseling centraal staat. Met dit model kaderen we de do's en don'ts rond het data gebruik en uitwisseling. |
| Draaiboeken | Stappenplan: hoe aan de slag gaan? | Hoe begin je als lokaal bestuur aan een thema waarvan je weinig of misschien wel geen kennis van hebt? Een VLOCA draaiboek biedt je daarin de nodige houvast: de ‘how to’ beschrijft de typische stappen om een uitrol van eenzelfde oplossing in de specifieke context, met bijvoorbeeld aan de locatie gerelateerde geografische elementen. De bedoeling is dat we het wiel niet telkens moeten heruitvinden, maar we de stappen van het draaiboek volgen. De nodige aandacht wordt gegeven aan de verschillen tussen een grootstedelijke, kleinstedelijke, gemeentelijke of intergemeentelijke context. We nodigen de gebruikers tevens uit om, indien zij bij gebruik bijkomende inzichten hebben, het draaiboek op de kennishub te verfijnen of aan te passen. Zo evolueren de VLOCA draaiboeken doorheen de tijd en bekomen we maximale herbruikbaarheid. |
| Beschrijvende teksten | Hoe de gewenste oplossing beschrijven voor een marktbevraging of openbare aanbesteding? | Bij het uitschrijven van een marktbevraging of openbare aanbesteding, RFI, RFP of RFQ, is het nuttig om generieke teksten te kiezen uit een bibliotheek, gerelateerd aan het onderwerp. Uiteraard zal het document nog verder aangepast worden ifv de lokale context, maar het overgrote deel kan hergebruikt worden. Daarnaast zijn deze beschrijvende teksten een aanvulling op de onderdelen van de specifieke VLOCA deliverables (volgens thema, use case of traject) die in een bevraging of aanbesteding worden opgenomen. Doorheen de levenscyclus van VLOCA worden steeds meer teksten gepubliceerd, volgens eenzelfde structuur, toepasbaar in een grootstedelijke, kleinstedelijke, gemeentelijke of intergemeentelijke context. Ook hier geldt het principe: gebruik de tekst vrij, en doe verbeteringen op de kennishub zodat je collega's in andere lokale besturen er ook beter van worden. |
| Informatienoden | Welke informatie maakt deel uit van de oplossing? | We gebruiken een mindmap of wireframe als een pragmatische wijze om alle vereisten, data aspecten, functionaliteiten, principes en techniciteiten die tijdens gesprekken met de stakeholders opkomen, te noteren en visueel overzichtelijk te maken. Ze hebben nog geen vaste structuur, maar zo kunnen we de leidende principes en de MVP ('minimum viable product') van het verdere project te bepalen. |
VLOCA IT Architectuur deliverables
| VLOCA IT architectuur deliverables | Doel | beschrijving |
| VLOCA Donut | Welke technologische componenten zijn nodig? | De VLOCA donut is een schematische voorstelling van de technische referentie architectuur, die de componenten en composities behelst. Per thema onderscheiden we verscheidene use cases, die elk hun technische architectuur heeft. De use case heeft een generieke technische architectuur, die neutraal qua technologische keuzes en over Vlaanderen toepasbaar is. Het initiatiefnemend lokaal bestuur kan van daaruit daaruit haar specifieke technische architectuur verder uitwerken, waarin de technische keuzes worden beschreven. De donut helpt om de componenten tijdens de ontwikkeling van de TA te identificeren, niet te vergeten, en vooral om telkens dezelfde benamingen te gebruiken om het visuele plaatje ook in andere projecten te hergebruiken. |
| VLOCA assessment | Wat kan herbruikt worden? | In een assessment (of VLOCA toets) toetsen we of er bestaande deliverables en standaarden uit andere VLOCA trajecten te gebruiken zijn in de nieuwe use case die we behandelen. |
| Technische Architectuur tekeningen | Schematisering van de bouwstenen van de oplossing | Een technische architectuur is een visualisatie van alle componenten en composities op verschillende lagen (data, functionaliteiten, technologie componenten, enz.), die toelaat om de uitrol beter te begrijpen, plannen en nadien ook te testen. Deze werken we uit volgens de Archimate modelleertaal. |
| Vereistenmodel | Wat zijn de minimale vereisten? | Het vereistenmodel lijst de specifieke vereisten op die essentieel zijn voor het bouwen van de oplossing. Deze vereisten moeten bij selectie door het aanbestedende bestuur afgetikt worden om zo tot een gewaarborgde leverancierselectie te komen. We beschrijven een vereiste technisch om zo de leveranciers zeer concreet te kunnen beoordelen. Tevens omvat een vereiste een gradatie (kritisch, belangrijk, nice to have, enz) om het belang binnen het vereistenmodel op de juiste manier te duiden. |
| Conformiteitsmodel | Een document dat toelaat om de ingevulde antwoorden van de leveranciers in het vereistenmodel te beoordelen door gewichten te geven aan elke conformiteitsgraad. Een conformiteitsgraad bepaalt hoeveel de voorgestelde oplossing het vereistenmodel benadert per categorie. |
OSLO semantische datastandaard
Binnen een gezamenlijk VLOCA-OSLO traject, sommen we hier de OSLO deliverables op, die samen in een VLOCA-OSLO traject worden vormgegeven. Voor een specifieke beschrijving verwijzen we naar de OSLO website, waar de services en deliverables in detail worden beschreven.
- OSLO assessment
- OSLO rapport
- OSLO sneuvelmodel
- Definitie informatienoden
- Scope definitie van de OSLO datastandaard
- Informatiemodel
- Semantisch model
- (Kandidaat) datastandaard
- Support tijdens POC fase
Communicatie
We communiceren over de inhoud van onze werkzaamheden in de VLOCA trajecten en supportvragen. Daarbij geven we inzicht in de uitdagingen van de thema's die we onderzoeken en hoe we dat aanpakken. Interessante expertise die we op onze weg tegenkomen, geven we graag de nodige aandacht in een communicatie waarin de expert aan het woord wordt gelaten.
Doorheen de trajecten communiceren we met onze stakeholders via de VLOCA kanalen.
- de VLOCA kennishub
- het VLOCA portaal
- de VLOCA Twitter pagina
- het Twitter kanaal van het Agentschap Binnenlands Bestuur
- de LinkedIn pagina van de Smart Region Office
We onderscheiden de volgende type communicaties die we binnen VLOCA voeren:
| type communicatie | beschrijving |
| Aanmaak co-creatie pagina op de kennishub | Elk thema dat we aanraken verdient zijn eigen plek op de kennishub. Het platform wordt gebruikt als co-creatieplatform waar alle experten samen werken aan een correcte beschrijving van het thema. We doelen om per thema een aantal aspecten in de schijnwerper te zetten: * de probleemstelling, * de huidige mogelijkheden * de innovatie die op komst is * hoe kiezen tussen mogelijkheden * de VLOCA hulpmiddelen |
| VLOCA Talk | Een opname van een videogesprek in Microsoft Teams of Zoom waar we een expert aan het woord laten over een bepaald thema. |
| Oproep tot deelname | Wanneer een co-creatie traject wordt gestart, roepen we potentiële deelnemers op tot deelname aan de workshops en de co-creatie op de kennishub. Het leidend principe is dat iedereen welkom is, we werken in een Triple Helix model (overheden, bedrijven, kennisinstellingen) of Quadruple Helix model (ook burgers en/of burgerorganisaties betrokken). Een eerste voorselectie gebeurt per use case die we uitwerken door het kernteam van VLOCA samen met de initiatiefnemende overheid van de use case. Mogelijke deelnemers kunnen zich aanmelden door een account te activeren op de kennishub of ons te contacteren via email op VLOCA@Vlaanderen.be. |
| Stakeholder interview | Een interview met een stakeholder wordt uitgeschreven en gepubliceerd via de VLOCA kanalen. Inzichten in voortgang, probleemstellingen en mogelijkheden staan hierin centraal. We willen reeds communiceren tijdens het onderzoek naar oplossingen. Zo willen we op deze wijze experten aanspreken om deel te nemen aan de co-creatie en de gedeelde inzichten inhoudelijk te verrijken. Zo bouwen we aan maximaal herbruikbare en interoperabele smart city architecturen. |
| Opstart werkgroep beheer architectuur van de use case | Op het einde van een VLOCA traject hebben we de doelstelling om een groep van experten, deelnemers in dat traject, bij elkaar te houden om de opgestelde architectuur van de use case ook na het traject levend te houden. Aanpassingen zullen gebeuren op de kennishub door gebruik en hergebruik van de elementen. Team VLOCA draagt hieraan uiteraard bij, terwijl inhoudelijke experten mee beslissen over het verder ontwikkelen van bepaalde elementen, of van daaruit mogelijke nieuw project en identificeren. |
| Aankondiging start publieke review | Een OSLO standaard heeft een fase van publieke review. In gezamenlijke VLOCA-OSLO trajecten communiceren we ook gezamenlijk via onze beschikbare kanalen over de start van de publieke review van de datastandaard. In VLOCA is het doel om een community op te zetten rondom die use case, die de gecreëerde architectuurstandaard beheert. Continue verrijking ervan is cruciaal: de wereld staat immers niet stil na het opleveren van een eerste architectuurmodel. |
| Testimonial | VLOCA en architectuur is vaak een eerste stap in een implementatie van een oplossing voor een use case. De uiteindelijke implementatie van het project neemt tijd in beslag. We willen op dat moment even stil blijven staan bij hoe het begon: het uittekenen van de architectuur. |
